为什么我们需要告别状态会议
时间：2022-09-01 15:12
企业家贡献者表达的观点是他们自己的观点。
想想你上次的例会。在有人说“嘿，让我们把这个放到线下吧”之前，参与者有多少次被项目特定的对话打断?所有参与会议的人都需要了解最新情况吗?为身处不同时区的团队成员安排时间有多难?
不久以前，状态会议是团队分享项目进展和解决问题的最有效方式。但在一个会议疲劳的时代，值得质疑的是，这种情况是否仍然存在。无论你制定了多少基本规则来让状态会议尽可能地简短和愉快，它们都很容易产生反效果，让团队成员脱离工作。
值得庆幸的是，有更好的方法来监控项目进度，并让合适的人及时了解最新情况。通过结合使用参与和任务管理工具，您可以异步地跟踪项目并促进协作，减少团队成员和会议主持者的烦恼。
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同步的问题常识脱口秀
同步会议需要实时交互。任何时候在实时会议中，你都必须制定好后勤安排:谁需要出席，什么时候见面，以及要处理哪些事项。同步会议还需要手工记录，无论是项目经理还是团队成员。您还需要决定将这些记录保存在何处，以及如何使它们对整个组可见。随着团队的成长和发展，你必须重新权衡所有这些因素。
即使你有一个无懈可击的议程，也需要不断的执行来保持会议的正常进行。否则，一些团队成员可能会散漫，分享更多不必要的细节，花太多时间在旁听对话上，导致一些与会者退出。实时格式也可能不适合团队中的各种性格类型。内向的团队成员可能会觉得他们被要求在同事面前分享他们的工作进度，而不同的人在一天中不同的时间达到最高的效率和注意力。不必要的状态会议会打乱他们的工作流程。
解决方案?去异步
异步会议使您从传统会议的许多挑战中解脱出来，同时仍然允许您完成跟踪项目进度的相同目标。在异步会议中，团队成员会得到一个固定的时间框架来提供他们进展的更新。结合使用约定工具和任务管理工具，他们可以记录状态更新和相关信息，然后自动与更广泛的团队共享这些信息。
与其花30分钟到1个小时听那些可能相关也可能不相关的状态的点名，每个团队成员可以花几分钟提供他们的更新。如果需要额外的对话或支持，可以通过通信应用程序或面对面进行，如果团队成员喜欢这样做的话。
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如何asynchro常识会议工作
大多数团队已经熟悉使用任务管理工具在集中位置分配、接收和查看任务。当然，简单地检查任务并不能传达上下文，而且很难在任务管理工具的评论部分提出复杂的问题。任务管理工具也关注于任务的完成，所以在到达或错过里程碑之前，它们并不总是可行的跟踪进度和识别障碍。
这就是粘性工具的作用所在。任务管理工具允许您捕获有关任务的定量数据，而参与工具允许您捕获定性数据。使用自动参与工具，您可以问一系列简单的问题，以清楚地了解每个团队成员的进展:
- 你昨天做了什么?
- 你今天要做什么?
- 你有什么问题吗?
每个响应都可以在您选择的协作工具中自动共享，每个人都可以看到它。你可以一眼看到每个人在做什么，谁最需要帮助，他们需要什么帮助。您可以将问题传递给正确的人，而不必强迫不参与的团队成员听旁听。
随着任务管理和参与工具的结合，会议不再需要实时进行。相反，团队成员可以按照自己的节奏签到。您还可以获得每日进度的自动记录，您可以使用它来跟踪趋势并执行项目的事后分析。
如何开始
实现异步会议需要从典型实践转向，但它不一定需要陡峭的学习曲线。没有必要一下子全部投入。你可以先用异步会议代替一两次日常站立会议。这样，团队成员就可以对新方法有所了解。你也可以尝试不同的问题来找到适合你的团队的问题。
与您的团队沟通您为什么要实现这种方法以及对他们的期望。大多数人会欢迎减少他们日历上的会议数量的想法，但有些人可能会担心他们会被排除在圈子之外。其他人可能需要一些帮助来养成回答日常问卷的习惯。向犹豫不决的团队成员保证您的协作工具能够提供他们需要的信息，并为健忘的同事使用日程提醒。
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让会议更有意义
让我们面对现实吧:当你取代了同步会议，你就失去了一些面对面的互动。但这个想法并不是要完全消除互动;而是让它们尽可能地有意义。在我的公司，我们已经看到异步状态会议的成功，因为团队成员不会觉得他们的时间被浪费了。每个员工都有自主权——以及日历上的额外空间——以最适合自己的方式进行合作，项目经理可以花更多的时间推进项目，而不是纠结于日程安排、记录状态更新和相关笔记，以及监督那些烦人的闲聊。
那么，现在真的该告别状态会议了吗?可能不是全部。他们有时仍有自己的位置。但是很明显，有一个更好的选择可以使信息和项目共享保持在正轨上，同时消除团队成员许多耗时的面对面会议。
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