外房网

供应商交叉是新的业务订单。

在竞争对手云集的市场上，o只有一个值得信赖的供应商网络才能让你松一口气。然而，它比看上去要复杂得多。

 

供应商或供应商关系Nships通过财务承诺来工作。供应商签署进一步采购协议只有当他们收到最后一笔付款时。这正是发票处理策略所保证的。

 

发票处理策略通过在特定时间内加速第三方交易来控制发票工作流拉梅。有限公司持续付款意味着定期供应，这有助于销售增长。

从获取发票细节到验证POs到最终现金审计，应付账款自动化软件可以管理成功供应商关系的每一个基石。有效利用带宽可以节约资源，提高经济效益。

什么是发票处理?

发票处理是应付帐款部门对供应商或供应商的未付款项进行分步支付的机制。发票处理通过接收供应商发票、处理发票和支付发票来平衡净利润，从而简化了公司的营运资金。

确保发票的无缝处理是分布式响应公司应付帐款、会计和金融部门的责任。o由于发票细节是从供应商端获取和验证的，它们被路由到内部的特定审批人，并被输入到会计或记账软件中进行自动扣款交易。

 

发票处理也称为自动发票处理或AP自动化。

发票是如何处理的?

发票处理的工作流程有些冗长和繁琐，多年来一直如此。

 

对公司的会计部门来说，发票处理主要是一项手工工作。它在供应商发送订单完成发票和应付账款之间来回切换，应付账款接收发票并发送发票以进行进一步检查。

 

首先，根据订单或销售收据核对发票的细节。然后，他们被记录在收银机或财务电子表格中。电子表格将与审批者共享，审批者将享受自己的甜蜜时光。o一旦得到批准，发票默认进入支付阶段。由于这些步骤大多是孤立运行的，供应商无法及时收到他们的支票。

发票流程自动化工具使用OCR自动提取发票细节，并触发自定义AP自动化工作流，以进一步批准路由。批准工作流仅在发票与采购订单进行交叉检查时触发。AP自动化系统通过api与金融平台集成，实现必要的支付。最后，细节被转移到GL手册中。这在审计期间很有帮助。

自动发票处理的步骤

如上所述，发票处理有几个步骤，从收到发票到企业资源计划(ERP)系统输入，直到记录加到总账。

虽然没有标准的应付账款部门，但在定义它们时，以下工作流是典型的:

• 发票收据:供应商通过快速邮寄或电子邮件附件发送发票。记账员需要在会计系统中扫描并记录这些发票信息。此发票的副本也被创建存档证明。
• 验证:发票细节与采购订单或运输文件进行交叉验证公司收到的费用。这些文件的副本付款给应付帐款部门、应收帐款部门和供应商。

提示:经过文件验证后，发票应包含以下内容:

• GSTIN数量
• 发票号码
• 送达日期
• 发送发票的日期
• 有限公司/seller的nact详细信息
• 姓名和公司名称买方身份证明
• 条款及条件
• 每个产品和价格的一行

• 提交批准:经核实的发票交给授权批准人(公司)ntroller或CFO)进行最终认证。
• 处理付款:使用供应商的账户信息进行付款交易。首选的方式是银行转账、NEFT、IMPS或电汇。如今，支付也通过移动钱包或统一支付接口(UPI)完成。
• 总账编码:作为合伙人包括步骤，应付帐款经理将发票详细信息编码到总账系统(通常是ERP)中，以便进一步进行审计。
• 从资产负债表中删除: o由于发票平静地存放在总账中，资产负债表中“应付账款”项下的贷项将被现金抹去。
  

提示:如果发票上写着“净30天”，这意味着截止日期是发票日期起的30个工作日。S me供应商也提供早期折扣，如“2/10净额30”，这意味着如果您在10个工作日内付款，可获得2%的折扣。

为什么要自动处理发票?

在公司扩大经营规模的同时，发票管理也变得越来越重要原来恶化。由于文书工作的数量，更多的发票使应付账款部门不堪重负。此外，应付账款部门经常人手不足，导致数小时的数据录入。

 

即使存在手动发票处理的替代解决方案，IT团队也不愿意实现它们，而是青睐遗留软件和其他流程。许多IT部门积压了大量的任务，没有时间做额外的工作没有项目，留下许多技术计划。

 

通过发票处理软件的智能验证，您可以自动匹配各种单据的详细信息通过定制逻辑，减少清理发票的实践。这个AP自动化只收取$2或$3每张发票。这样，你就可以在下班前付清你的会费了。

 

提前付款也会带来提前折扣。每次支付时，免除的金额都会累积到您的底线。除此之外，您还可以通过管理和验证用户权限，获得AP工作流的端到端可见性。

 

 

你知道吗?有针对性的研究和数据预测，该市场将突破247亿美元，年复合增长率为20%。

来源:博德明

发票处理的kpi

当寻找改进发票处理的领域时，它是im重要的是基准的关键性能指标，其他公司遵循，以简化他们的发票工作流程。

不确定在哪里开始吗?以下是一些(关键绩效指标)kpi，可以帮助您理解公司应该如何分析发票处理:

• 发票周转:一般规模的公司，接收超过3000-5000张发票，手动处理一张发票大约需要25天。有了AP自动化，这大大减少了。
• 每张发票费用:当有限公司在考虑支付给您的AP执行处理单一发票的费用时，一定要包括人员和存储成本。滞纳金和发票不符点等指标加起来可能就是这个数额。
• 提前付款折扣:提前付款折扣是提供给公司的一个有利指标，以换取一个理由纳夫莱付款。例如，许多供应商会提供每月1%到2%的折扣如果早点付款，就会是第几位。
• 滞纳金:一般来说，延迟清关的典型滞纳金约为发票总额的1.5%。
• 重复支付:有时，发票上有对一项服务或商品两次收费的差异。如果没有被发现，它可能会导致双倍支付或支出泄漏。

一个应付账款自动化软件按照这个流程图工作。它处理大量的发票数据和公司与外部供应商之间的财务交易。

发票处理的最佳实践

在从手动系统切换到数字化系统时，需要记住一些最佳实践。软件中的小操作可以帮助您简化更大的挑战。

1. ERP集成:ERP系统可以存储所有的应付帐款文件如打开订单文件，装运文件单据、发票和收货报告。最好的发票处理解决方案可以与您的ERP堆栈集成，以改善您的业务工作流。
2. 现金流管理:快速的发票处理可以管理你的经营现金流，甚至减少显性费用。选择最好的合作者在整个过程中对您的发票数据的控制机制可以优化现金等价物。
3. 防止欺诈:应付账款专业Nals需要有反应能够防止发票欺诈，不准确，或错过截止日期。通知响应在整个处理生命周期中实时的Nsible成员是至关重要的。
4. 财务专业知识:管理与AP自动化软件的支付集成的人员必须非常有条理，了解各种财务术语。
5. 2向和3向匹配:在发票管理软件录入明细信息之前，应付账款人员可以使用“盯着比较”的方式进行2向匹配或3向匹配，对发票进行验证。

2向匹配vs. 3向匹配

双向和三方发票匹配是一个多步骤的发票验证过程，在以下方面有帮助。这两种技术都用于确认供应商生成的发票是否真实。

双向匹配是指应付账款专家验证通过采购订单订购的货物和服务是否反映在发票中。有些公司在此过程上更进一步，执行三方匹配。

三方匹配包括与接收文件验证采购订单和发票。这些文件通常是装箱单、销售收据、装运单据或订单收据。

即使执行了数百次2-或3-路匹配，高管们也会错过他重要的日期、值或公式最终会花费一大笔钱。

发票处理的未来

在过去几年里，通过AP自动化解决方案，发票处理取得了显著的进展。公司已经能够减少人工成本，加速发票周转，并提高机会成本。

自动化解决方案有助于在总账中记录发票条目，并逐月精简NTH的审核速度要快得多，以减少人为错误。明智地管理财务总是能吸引未来的投资和风险投资家。

许多组织现在设想用计算机视觉等人工智能技术来检测发票类别，并根据供应商或供应商的详细信息进行分类。在接下来的几年里，这将成为现实。

加强联系和供应。

你付款越准时，你在卖方市场的地位就越好。一个不好的口碑可能会使你的地位多年来都受到损害，并使你的在职资产贬值。所以，最好是按时付清你的欠款，并建立一个良好的声誉。

用会计软件在采购-支付供应商周期的每个阶段优化您的费用管理操作。